Réunion d'équipe à propos de l'implémentation d'un ERP en entreprise

Comment réussir l’implémentation d’un ERP dans son entreprise ?

Les nouvelles technologies sont aujourd’hui quasiment indispensables pour assurer la gestion de son entreprise. Quels que soient la taille et le secteur d’activité d’une entreprise, toutes ont des besoins spécifiques. Pour y répondre au mieux, il existe aujourd’hui une catégorie de logiciels dédiés à la gestion des entreprises : les ERP (Enterprise Resource Planning). En français, on parle plutôt de PGI (progiciel de gestion intégré), mais l’objectif est toujours le même : offrir une solution unique pour gérer tous les aspects de l’activité d’une entreprise. Mais pour que le succès soit au rendez-vous, l’implémentation d’un ERP dans son entreprise ne doit pas se faire au hasard !

Bien établir son cahier des charges

Pour fonctionner, une entreprise s’appuie en général sur des processus qui lui sont propres et qui nécessitent des solutions personnalisées. À ce titre, le choix d’un ERP demande beaucoup d’investissement, notamment en termes de temps. Il faut en effet parvenir à retranscrire au mieux les besoins de votre société, afin que la réponse apportée soit en totale adéquation avec vos processus.

La plupart du temps, les ERP sont donc développés sur mesure, en fonction du cahier des charges que vous aurez établi au préalable. Pour que celui-ci soit le plus représentatif possible de votre activité, n’hésitez pas à solliciter différents collaborateurs. Cela vous permettra de mieux cibler leurs besoins.

Gardez également en tête que votre entreprise est susceptible d’évoluer au cours des prochaines années. Votre ERP doit donc être capable de s’adapter à vos processus à court, moyen et long terme. Dans la mesure du possible, optez donc plutôt pour une solution flexible, qui sera capable de vous accompagner dans votre croissance.

S’adresser à un spécialiste

Vous l’aurez compris, l’implémentation d’un ERP demande des compétences très techniques. Or, vous le savez peut-être déjà, les technologies évoluent rapidement. Votre ERP devra donc s’appuyer sur les technologies actuelles, au risque de devenir obsolète très rapidement !

Par ailleurs, la ou les personnes qui seront en charge de son développement devront être en mesure de comprendre votre projet afin de le retranscrire au mieux dans les fonctionnalités du progiciel. Outre des compétences techniques, votre prestataire devra donc aussi se montrer à l’écoute. Assurez-vous notamment que sa méthodologie est en accord avec la vôtre. Vous pourrez par exemple vous adresser à un intégrateur de logiciels qui utilise la méthode Agile.

Si vous choisissez un prestataire externe, pensez également à l’accompagnement. Au fil des mois et des années, vous aurez peut-être besoin de faire évoluer votre ERP. Il serait donc préférable de pouvoir vous adresser directement à la personne qui l’a implémenté pour résoudre vos problèmes et répondre à vos questions.

Former ses collaborateurs

Dans une entreprise, tous les employés n’ont pas forcément le même niveau de compétences. Certains seront très à l’aise avec les outils informatiques, tandis que d’autres auront besoin d’un temps d’adaptation avant d’être véritablement à l’aise avec votre ERP.

Pour que ce temps d’adaptation soit le plus court possible, prévoyez d’organiser des séances de formation. Celles-ci pourront être découpées sous forme de modules, pour cibler plus précisément les sujets et les fonctionnalités. Cette étape est importante, car si vos collaborateurs ne parviennent pas à utiliser la plateforme collaborative de votre entreprise, vous risquez de perdre en productivité.

Attention toutefois au format que vous choisissez. Le but n’est pas d’endormir vos collaborateurs sous une tonne d’informations, mais de piquer leur intérêt ! Préférez par exemple les formations pratiques plutôt que les présentations purement théoriques. Néanmoins, une documentation écrite devra toujours être disponible en cas de doute.

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