Comment bien organiser un congrès ?
Le congrès désigne une réunion de spécialistes, souvent d’envergure nationale ou internationale. Ces participants échangent sur des idées et délibèrent sur quelque chose qui leur est commun durant une période plus ou moins courte. Pas de panique, ne vous laissez pas déborder et faites preuve de rigueur, d’anticipation et de créativité pour réussir votre communication ! Gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un moment stratégique pour bien exposer votre entreprise, en promouvoir l’image, fidélisant ainsi vos partenaires habituels tout en captant une nouvelle clientèle.
Organiser un événement inoubliable et grandiose
Il faut cibler le thème et l’objectif de votre événement, ainsi, ils permettront d’en borner l’aspect, les participants, leur nombre, le déroulement, le programme et la durée. Le congrès est un événement professionnel très important qui nécessite un minimum d’infrastructures, notamment un auditorium, des salles de conférence, une surface d’exposition et une salle de restauration.
D’ailleurs, en Rhône-Alpes, les événements organisés à Aix-les-Bains sont très réputés et constituent un magnifique écrin pour ces opérations de communication.
Les congrès qui s’adressent aux professionnels peuvent avoir plusieurs objectifs :
ù lancer un nouveau produit ou service, d’organiser une formation, une réunion d’affaires ou alors de mobiliser collaborateurs et partenaires.
Quant au budget alloué à cet événement, celui-ci s’envisage très vite pour sélectionner ce qui prime :
- Déterminez si l’accès à ce congrès est payant ou pas pour les participants.
- Selon le thème adopté, cherchez des partenariats financeurs qui apporteront plus de prestige à votre événement.
- Prévoyez une marge de 10 % dans vos dépenses en cas d’imprévus.
- Calculez les frais fixes liés à la location des salles, du matériel, à la restauration et à la communication.
Médiatiser un congrès
La date et le lieu sont essentiels.
- Prohibez les vacances scolaires et les jours fériés.
- Choisissez la localisation de l’événement, avec soin, très agréable, bien desservie par les moyens de transport.
- Louez les salles bien à l’avance si vous désirez réaliser votre congrès dans un lieu prisé.
- Rendez-vous sur place pour vérifier que le site correspond à vos attentes et que des hébergements sont disponibles autour pour les étrangers invités.
- Enfin, pour remplir vos salles, faites appel à une tête d’affiche de renom parmi vos orateurs, engagez un maître de cérémonie afin de guider les intervenants et de diriger les débats.
- Entourez-vous de collaborateurs pour accueillir vos convives et veiller à leur sécurité.
Organisez votre congrès avec Aix Les Bains Riviera des Alpes
Dans le cadre d’une stratégie promotionnelle à l’occasion de séminaires par exemple, tous les supports de communication sont à déployer en sollicitant les médias et les ordres professionnels entre autres. La viralité des réseaux sociaux contribuera assurément à votre succès avant, pendant et même après l’événement !